Giải pháp bán hàng, phần mềm quản lý

1. Khái niệm giải pháp phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng là một chương trình máy tính được thiết kế các tính năng hỗ trợ quản lý bán hàng. Chỉ với một vài cú nhấp chuột và hệ thống quản trị bằng phần mềm, người quản lý sẽ nắm bắt được thông tin chi tiết và chính xác về tình hình kinh doanh của một hoặc một chuỗi cửa hàng. 

Ví dụ: Tính năng thu thập dữ liệu ghi lại tất cả hoạt động giao dịch qua máy tính tiền (cash register) và máy POS quẹt thẻ. Tính năng thống kê và phân tích có tác dụng phân loại và nhóm thành các trường thông tin, sau đó xuất ra các chỉ số chính xác, rõ ràng về tình hình kinh doanh của cửa hàng.

Khi nhân viên thực hiện hoạt động thanh toán trên máy POS, thông tin về giao dịch sẽ được đưa tới trung tâm dữ liệu chung của hệ thống. Các đầu mối quản lý truy cập vào nền tảng quản trị trên laptop, điện thoại thông minh, máy tính bảng hay PC là đã có thể cập nhật được thông tin của tất cả các giao dịch trong ngày, trong tháng hoặc trong quý hoặc cả năm.

Có thể nói, phần mềm quản lý bán hàng là một công cụ giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ mô hình vận hành thủ công lên số hóa, phù hợp với sự phát triển của công nghệ và nhu cầu của người dùng hiện nay.

2. Tính năng cơ bản trong một phần mềm quản lý bán hàng

Trong một phần mềm POS sẽ có những tính năng cơ bản với vai trò như sau:

• Quản lý các giao dịch bán hàng, thu ngân

• Liên kết toàn bộ thiết bị bán hàng trong hệ thống POS (máy tính tiền, máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, máy POS)

• Quản lý kho và hàng hóa

• Quản lý khách hàng

• Quản lý nhà cung cấp

• Quản lý, phân quyền nhân viên

• Quản lý công nợ

• Báo cáo chi tiết, đầy đủ

• Quản lý khuyến mại

• In hóa đơn, chuyển thông tin hóa đơn điện tử

3. Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng

Đồng bộ toàn bộ thông tin giao dịch trên một hệ thống

Phần mềm quản lý bán hàng sẽ có tính năng liên kết các thiết bị thanh toán không dùng tiền mặt (máy POS) và dùng tiền mặt (máy tính tiền; khay đựng tiền); máy quét mã vạch; máy in hóa đơn; và có thể thêm một số thiết bị khác.

Vì vậy, tất cả các giao dịch sử dụng một hoặc một vài thiết bị trong mối liên kết này đều được cập nhật lên hệ thống quản trị của doanh nghiệp. Họ có thể dễ dàng tra soát, đối soát các giao dịch, theo dõi được tình hình kinh doanh của từng cửa hàng mọi lúc mọi nơi.

Quản lý hàng hóa hiệu quả, tránh thất thoát, hết hạn sử dụng

Khi sử dụng phần mềm bán hàng, tất cả thông tin của hàng hóa đều được nhập lên hệ thống từ loại sản phẩm, mã vạch, ngày sản xuất, ngày hết hạn, số lượng sản phẩm, thời gian nhập và xuất kho,... 

Dựa vào lịch sử nhập hàng thì sẽ biết được mặt hàng tồn kho trong bao lâu, mặt hàng nào sắp hết hạn, họ sẽ có phương án xử lý cho tình hình trên nhằm đảm bảo doanh thu, dòng tiền. Đồng thời, nhờ hệ thống thông tin chính xác này, chủ doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được các rủi ro thất thoát hàng hóa hoặc hàng tồn kho gây lỗ vốn.

Tối ưu về chi phí nhân sự

Máy POS ngày nay không chỉ dừng lại ở chức năng thanh toán quẹt thẻ mà có thể thực hiện được nhiều nhiệm vụ khác như cung cấp thông tin kho hàng, thống kê ca làm việc, kết toán, in hóa đơn,... Vì vậy, chủ cửa hàng không cần tuyển dụng nhiều nhân sự cho những đầu việc khác nhau, từ đó, họ tối ưu được chi phí nhân sự cho lợi nhuận.

Ví dụ: Khi sử dụng thiết bị POS đời mới thông minh (SmartPOS) tích hợp giải pháp quản lý thanh toán VNPAY-POS và phần mềm bán hàng POS365, một nhân viên có thể đảm đương nhiều vị trí như tư vấn bán hàng, thu ngân, quản lý kho hàng. Một cửa hàng sẽ không cần tuyển dụng nhiều nhân sự cho nhiều đầu việc lặp đi lặp lại như trước đây. 

Bên cạnh đó, kết quả kinh doanh được báo cáo chính xác, cập nhật nên sẽ không cần nhiều nhân sự để kiểm đếm, quản lý kho hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp đã tiết kiệm được chi phí nhân sự. 

Nâng cao trải nghiệm mua hàng cho khách hàng

Ưu điểm của máy POS và phần mềm bán hàng là giúp rút ngắn quy trình vận hành, giúp cả người bán và người mua đều tiết kiệm được thời gian. Nhờ tính năng tích hợp thông tin khách hàng thân thiết, người bán hàng sẽ biết cách đưa ra các gợi ý ưu đãi cho khách hàng. 

Dữ liệu mua hàng giúp người bán hàng gợi ý những món hàng liên quan tới nhu cầu hoặc quảng cáo đến đúng người cần. Việc thanh toán nhanh chóng sẽ giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa trải nghiệm mua hàng cho họ.

4. Chi phí đầu tư phần mềm quản lý bán hàng

Thật khó để đưa ra một con số trung bình về chi phí đầu tư phần mềm quản lý bán hàng. Bởi vì, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng tính năng đáp ứng được từng quy mô hoặc lĩnh vực kinh doanh. 

Với các đơn vị kinh doanh có nhu cầu sử dụng các tính năng đơn giản, thì có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí để tiết kiệm chi phí. Với các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh vừa và lớn, nên xem xét sử dụng phần mềm trả phí như POS365, Kiotviet, TikTak...

Dưới đây là bảng mức phí sử dụng của một số phần mềm POS được cập nhật vào tháng 8/2023, bạn có thể tham khảo: